Dzięki Microsoft Access przeciętny użytkownik może pracować z bazami danych bez wysokich umiejętności w tej dziedzinie. Microsoft ułatwił praktycznie każdemu nauczenie się pracy z bazami danych, zastępując niektóre skomplikowane zadania łatwymi w użyciu szablonami. Korzystanie z Access może być wyzwaniem tylko ze względu na szerokie możliwości, jakie oferuje, ale przyjazny dla użytkownika interfejs daje każdemu możliwość skutecznego zarządzania bazą danych.

Biznesmeni w spotkaniu

Korzystanie z dostępu

Microsoft Access to program bazodanowy, który umożliwia zarządzanie danymi w przypadku użytkowników o różnych umiejętnościach. Możesz wprowadzać dane i sortować, filtrować lub grupować informacje zgodnie z własnymi potrzebami. Jest to szczególnie przydatne, gdy istnieją tysiące zapisów, a ich indywidualne sortowanie zajęłoby wiele godzin. Dostęp pozwala szybko uzyskać potrzebne informacje, określając, jakiego rodzaju informacji szukasz. Można również tworzyć raporty, które wyciągają informacje z bazy danych zgodnie z parametrami projektu. Na przykład baza danych może zawierać listę klientów, w tym ich wiek, płeć, stan cywilny, adres, adresy e-mail i numer telefonu. W razie potrzeby możesz posortować dowolne z tych informacji, tworząc raporty tylko dla pojedynczych klientów lub uporządkowane według numeru kierunkowego.

Korzyści z dostępu

Wiedząc, że nie każdy jest w stanie tworzyć bazy danych, Microsoft stworzył podstawowe szablony, które użytkownik może pobrać i użyć natychmiast. Jeśli wolisz, możesz zbudować bazę danych od zera lub dostosować szablon do swojego projektu. Access przechowuje tysiące rekordów, więc jeśli rozpoczniesz nowy projekt dla tych samych danych, nie będziesz musiał wprowadzać go ponownie. Access integruje się również z innymi produktami Microsoft Office, w tym Excel i Word. Na przykład możesz utworzyć korespondencję seryjną z tysiącami spersonalizowanych listów, dotykając bazy danych Access klientów.

Aplikacje internetowe i współpraca

W programie Access 2013 firma Microsoft wprowadziła konfigurowalne aplikacje internetowe, aby usprawnić przetwarzanie danych dla użytkowników i ułatwić współpracę nad projektami. Korzystając z witryny Microsoft Office 365 lub SharePoint Server 2013, całe biuro może pracować z tą samą bazą danych. Korzystając z konfigurowalnych szablonów aplikacji internetowych, możesz zapewnić, że każda osoba uzyska interfejs, którego potrzebuje, aby dodawać, edytować lub usuwać dane, a także uruchamiać raporty.

Ważne warunki bazy danych

Access korzysta z kilku warunków, które mogą być dla Ciebie nowe. „Baza danych” to po prostu sposób na organizowanie i przechowywanie informacji o ludziach, miejscach i rzeczach. Access to w rzeczywistości system zarządzania bazą danych, w którym przechowywane są te różne bazy danych, abyś mógł uzyskać do nich dostęp. Każda baza danych może być utworzona z kilku tabel, a każda tabela składa się z kolumn i wierszy, podobnie jak w arkuszu kalkulacyjnym. Kolumny w tabeli bazy danych nazywane są „polami”. Wiersze są nazywane „rekordami”. „Zapytania” to funkcje, które pozwalają użytkownikowi uzyskać określone dane z tabeli. Zapytania mogą pomóc w filtrowaniu, podsumowywaniu i wykonywaniu obliczeń na podstawie danych.

Projektowanie pierwszej bazy danych

Trochę planowania ma długą drogę do najlepszego wykorzystania bazy danych Access. Najpierw dowiedz się, w jaki sposób baza danych będzie używana. Następnie zbierz wszystkie informacje, które mają być wprowadzone do bazy danych, i uporządkuj informacje w kategorie, z których każda stanie się tabelą. Wprowadź dane do tabel, które staną się kolumnami i utworzą relacje między tabelami, jeśli istnieje więcej niż jedna. Na koniec zastosuj reguły normalizacji, aby upewnić się, że tabele są poprawnie zbudowane.